Foglalórendszer leírása

Az alábbiakban részletes ismertetőt találsz szolgáltatásunk működéséről és igénybevételéről.

1.Vásárlás és szolgáltatás státuszai

Szolgáltatásunkat a "Szolgáltatások" menüpontnál a "Szolgáltatások" fül alatt érheted el. Helyezd a kiválasztott (ez esetben Foglalórendszer) szolgáltatást a kosárba, majd a "Kosár" fülre kattintva megtalálod a kiválasztott egységeket. A kijelző alján láthatod a fizetendő árat, amely már tartalmazza az Általános Forgalmi Adót is. A "Fizetés"gombra kattintva a Stripe Inc. által az alkalmazásba integrált fizetési felületen tudod kifizetni a vásárolni kívánt elemeket.

Amennyiben a fizetés sikeres volt, elérhetővé válik számodra a szolgáltatás az "Előfizetéseim" fül alatt.

Fontos megjegyezni, hogy a vásárlást követően a szolgáltatás aktív állapota függ a szolgáltatás akkori állapotától:

1.1 Ha "Aktív" időszak lejárta után vásároltunk, akkor a lejárati dátum a megosztás pillanata + a vásárolt időintervallumra módosul.

1.2 Ha "Aktív" időszak lejárta előtt vásároltunk, akkor az "Aktív" időszak + a hozzá vásárolt időintervallumra módosul.

2. Beállítás

A foglalórendszer beállítását a "Szolgáltatások" menüpont "Előfizetéseim" fül alatt a Foglalórendszer kártyáján szereplő "Beállítások" gombbal érhetjük el. Ekkor a "Foglalórendszer beállítása" oldalon találjuk magunkat, ahol beállíthatjuk a működésének feltételeit, illetve, hogy mely alkalmazottak időpontjait kezelje a rendszer.

A foglalórendszer működéséhez szükség van néhány alapvető beállításra:

2.1.: Nyitvatartás beállítása:

Ha még nem állítottad be a nyitvatartást a Beállítások menüpontban lévő profilodban, akkor a Foglalórendszer beállítása oldalon is megteheted. Fontos, hogy a nyitvatartás teljes idejét kezeli a rendszer, így nincs lehetőség szünetek beállítására. Amely napokra “Zárva” opciót állítasz be, azokon a napokon nem enged a rendszer időpontot foglalni. Ugyanígy a nyitvatartási időn kívül eső időintervallumra a foglalás nem lehetséges. 

2.1.1.: Nyitvatartás módosítása:
Amennyiben még nem fut a rendszer élesben, addig minden további nélkül módosíthatod a nyitvatartási időt. Viszont ha a rendszert megosztottad az ügyfeleid felé, úgy a módosításnak feltételei lehetnek. Ha a módosított időpont egy vagy több meglévő foglalást érint, úgy azokat a foglalásokat a rendszer jelzi feléd, és el kell döntened, hogy lemondod-e őket, vagy visszavonod a módosítást.

2.2.: Szolgáltatás beállítása:
A foglalórendszer használatához a másik alapfeltétel, hogy a “Vezérlő” menüpontban a “Szolgáltatások” fül alatt legyenek beállítva a szolgáltatásaid. Ha nincs beállítva szolgáltatás nem tudnak időpontot foglalni ügyfeleid. Bármikor hozzáadhatsz szolgáltatást, viszont a módosításnak és a törlésnek feltételei lehetnek:

2.2.1.: Szolgáltatás módosítása:
Amennyiben még nem fut a rendszer élesben, addig minden további nélkül módosíthatod a szolgáltatásokat. Viszont ha a rendszert megosztottad  az ügyfeleid felé és a módosításandó szolgáltatás érint egy vagy több foglalást, úgy a rendszer jelzi, és el kell döntened, hogy lemondás nélkül vagy lemondással szeretnéd módosítani a szolgáltatást, vagy visszavonod a módosítást. Ezen esetek a szolgáltatás árát vagy időtartamát érintő módosítások esetében merülnek fel. A szolgáltatás időtartamának módosítása nem lesz hatással meglévő foglalásaid időtartamára, kizárólag a módosítás után létrejött foglalásokra van hatással.

2.3.: Alkalmazottak hozzáadása (nem szükséges a működéshez):
A rendszert úgy hoztuk létre, hogy tudjon kezelni munkatársakat, viszont ha nincs beállítva egy sem, akkor a vállalkozás fő fiókja lesz megjelenítve a foglalás menete során. Viszont, ha úgy döntesz, hogy munkatársaidat is hozzá szeretnéd adni, úgy a “Vezérlő” menüpontban először add hozzá az alkalmazottakat, amelyet az “Alkalmazottak” fül alatt találsz. Kövesd az alkalmazott hozzáadása utasításokat. Töltsd ki az alkalmazottak adatait, állíthatsz be hozzájuk képet, és a beosztásukat is megoszthatod az ügyfeleiddel. Amennyiben a vezérlőben sikeresen hozzáadtad munkatársaid, úgy nincs más dolgod, mint a “Foglalórendszer beállítása” oldalon az “Alkalmazott hozzáadása” lehetőségre kattintva a listából kiválasztva hozzáadni őket a rendszerhez. A rendszer automatikusan beállít minden szolgáltatást hozzájuk, viszont ha egyénileg szeretnéd a szolgáltatásokat hozzájuk csatolni azt is megteheted. Az alkalmazottad beállításait láthatod, ha rákattintasz az alkalmazottnál lévő lenyíló fülre, és láthatod, hogy mely szolgáltatásokat kezeli a rendszer nála. A módosítás gombra kattintva egyszerűen hozzáadhatsz vagy eltávolíthatsz szolgáltatásokat az alkalmazottnál.

2.4.: Jóváhagyási feltétel beállítása:
Beállíthatod, hogy ügyfeleid foglalásait neked, vagy munkatársaidnak jóvá kell-e hagyni.

A “Foglalórendszer beállítása” oldalon a “Jóváhagyás szükséges” lehetőségnél tudod beállítani, hogy mely opciót szeretnéd használni. Amennyiben bekapcsolod, úgy te vagy a munkatársaid a Főoldalon lévő “Foglalások” fül alatt található “Jóváhagyásra vár” gombra kattintva tudjátok elérni a jóváhagyásra váró foglalásokat. 

2.5.: Idősávok beállítása:
A rendszer alapesetben 30 perces időpontokra osztja a nyitvatartási időt. Ezt a “Foglalórendszer beállítása” oldalon az “Idősávok felosztása” lehetőségnél tudod módosítani. Célszerű a legkisebb időtartammal rendelkező szolgáltatás szerint beállítani.

2.6.: Szabadnapok beállítása:
Beállíthatsz szabadnapokat a vállalkozás és a munkatársak számára is külön-külön. 

A “Foglalórendszer beállítása” oldalon a Szabadnapok beállítása lehetőségnél tudsz hozzáadni napokat. Amennyiben az adott napra a vállalkozásnak vagy az érintett alkalmazottnak már meglévő foglalása van, úgy azt a rendszer jelzi, és eldöntheted, hogy lemondod az érintett foglalást, vagy visszavonod a szabadnap beállítását.

3. Foglalások kezelése

A vállalkozás foglaló rendszerében szereplő összes foglalást tudja kezelni a vállalkozói fiók, az alkalmazotti fiók és a csoportos fiók egyaránt. Legyen szó foglalás létrehozásról, lemondásról vagy foglaló személy tiltásról. 
Az ügyfélen kívül a vállalkozás rendszerében szereplő munkatársak is tudnak létrehozni foglalást. Amennyiben ügyféloldali foglalás történik, a létrehozástól, a jóváhagyáson át a lemondásig a rendszer értesítést küld az ügyfél részére.

Vállalkozás oldali foglalások esetében viszont nem küldünk értesítést a foglalónak, mivel a rendszer nem éri el a hitelesítő adatait. Ezáltal, ha a vállalkozás bármely munkatársa létrehoz egy foglalást, akkor az általa megadott adatok szerint küld foglalás kezelő e-mailt a foglaló személy részére. Abban az esetben viszont, ha a vállalkozás le akarja mondani a foglalást bármilyen okból fakadóan, úgy arról a rendszer nem küld értesítést a foglaló részére, így a vállalkozásban szereplő személyeknek kell azt megtenniük. A rendszer lehetőséget kínál SMS küldésre, vagy hívásra, amennyiben telefonos alkalmazáson keresztül történik a foglalás lemondása. A foglalás létrehozása során megadott telefonszám a lemondás miatt szükséges, az e-mail cím pedig a foglalás kezeléséhez mutató link küldése miatt nélkülözhetetlen. 

Az ügyfelek a vállalkozás oldali foglalást az említett linkre kattintva érhetik el, és tudják lemondani azt. Ebben az esetben a vállalkozás látja, hogy az adott foglalás törölve lett.